Strategien für eine effektive HR-Kommunikation: Mitarbeitende einbeziehen und informieren
Geschrieben von Maren Dinges | 7. Juli 2023
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Die Personalabteilung besitzt in Unternehmen eine zentrale Kommunikationsfunktion.
Sie sorgt dafür, dass der Informationsfluss zwischen Führungsebene und Angestellten immer funktioniert und das Kommunizieren so einfach wie möglich gelingt. Dabei ist Authentizität der wichtigste Wert einer Personalabteilung. Sie schafft Empathie, Informationstransparenz und Kommunikation auf Augenhöhe. Wir zeigen dir passende Strategien für eine barrierefreie HR-Kommunikation.
Von Beginn bis Ende vernetzt: On- und Offboardings
Das Image eines Arbeitgebers setzt sich aus allen Erfahrungen zusammen, die Mitarbeiter:innen mit einem Unternehmen über die Jahre gesammelt haben[1]. Richtig ernst wird es, wenn neue Mitarbeiter:innen im Unternehmen starten. Sicher kennst du die Situation von dir selbst: In den ersten Tagen im neuen Job weißt du noch nicht, was dich erwartet, hoffst auf nette Kolleg:innen und sprühst gleichzeitig vor Motivation, an deinen Aufgaben zu arbeiten. Für die interne HR-Kommunikation ist dies mit die wichtigste Zeit, um neue Mitarbeiter:innen für die eigene Employer Brand zu gewinnen und bestenfalls an diese zu binden.
Das Onboarding beginnt idealerweise vor dem ersten Arbeitstag mit einem kleinen Willkommenspaket. Es kann Informationen zur Stelle sowie kleine Goodies für den Start beinhalten. Merchandise des Unternehmens, Notizblöcke, Kugelschreiber oder auch leckere Snacks sind neben einem persönlichen Anschreiben klassische Bestandteile. Ein solches Paket steigert nicht nur die Vorfreude auf den ersten Tag, sondern symbolisiert auch Wertschätzung.
Ein Best-Practice-Onboarding sollte mehrere HR-Kommunikationswege umfassen:
Das Onboarding beginnt idealerweise vor dem ersten Arbeitstag mit einem kleinen Willkommenspaket. Es kann Informationen zur Stelle sowie kleine Goodies für den Start beinhalten. Merchandise des Unternehmens, Notizblöcke, Kugelschreiber oder auch leckere Snacks sind neben einem persönlichen Anschreiben klassische Bestandteile. Ein solches Paket steigert nicht nur die Vorfreude auf den ersten Tag, sondern symbolisiert auch Wertschätzung.
Ein Best-Practice-Onboarding sollte mehrere HR-Kommunikationswege umfassen:
- Der erste Blick in die eigenen Mails? Siehe da, eine Willkommensmail!
- Das erste Mal am Schreibtisch sein? Wie schön er geschmückt ist!
- Brennende Fragen zu den Arbeitsabläufen? Wie gut, dass die Informationsbroschüre bereits vorliegt!
- Ich fühle mich noch überfordert mit meinen Aufgaben? Mein:e Mentor:in stärkt mir den Rücken!
Der Effekt ist eindeutig: Durch Etablierung verschiedenster Kommunikationswege begleitet Human Resources neue Mitarbeiter:innen in den ersten Tagen, ohne immer präsent sein zu müssen – ein ausschlaggebendes Kriterium für New-Work-Konzepte wie hybrides Arbeiten oder Remote Working. Ein geeignetes Medium hierfür ist übrigens auch Video. Erklärvideos klären über allgemeine Positionen wie Arbeitsabläufe, -zeiten oder -richtlinien auf, können sich jedoch auch auf die Aufgaben der Stelle direkt beziehen. Erstellen lassen sie sich mit wenigen Klicks in unserem simpleshow video maker. Empfehlenswert ist ein Video pro Thema.
So begleiten E-Learning-Einheiten neue Mitarbeiter:innen immer entlang der Employee Experience – Videos sind somit auch außerhalb des Onboardings ein wertvoller Begleiter, um neue Abläufe oder Aufgaben automatisiert und jederzeit abrufbar zu erklären bzw. bereitzustellen.
Spätestens mit dem Eintritt in die Rente verlassen auch die loyalsten Mitarbeiter:innen das Unternehmen. Auch hier darf die interne Kommunikation nicht vergessen werden. Sie dient sowohl der Employee Experience des jeweiligen Talents als auch jener aller weiteren Mitarbeiter:innen. Da die Mitarbeiter:innen nicht mehr viel zu verlieren haben, ist das Feedback des Exit-Interviews meist unbeschönigt. Daraus lassen sich Verbesserungen für die interne Kommunikation ableiten. Auch der Wissenstransfer ist ein elementarer Bestandteil des Offboarding-Prozesses, um Wissen weiterhin im Unternehmen zu halten.
So begleiten E-Learning-Einheiten neue Mitarbeiter:innen immer entlang der Employee Experience – Videos sind somit auch außerhalb des Onboardings ein wertvoller Begleiter, um neue Abläufe oder Aufgaben automatisiert und jederzeit abrufbar zu erklären bzw. bereitzustellen.
Spätestens mit dem Eintritt in die Rente verlassen auch die loyalsten Mitarbeiter:innen das Unternehmen. Auch hier darf die interne Kommunikation nicht vergessen werden. Sie dient sowohl der Employee Experience des jeweiligen Talents als auch jener aller weiteren Mitarbeiter:innen. Da die Mitarbeiter:innen nicht mehr viel zu verlieren haben, ist das Feedback des Exit-Interviews meist unbeschönigt. Daraus lassen sich Verbesserungen für die interne Kommunikation ableiten. Auch der Wissenstransfer ist ein elementarer Bestandteil des Offboarding-Prozesses, um Wissen weiterhin im Unternehmen zu halten.
Feste Kommunikationswege für mehr Barrierefreiheit
Die Informationstransparenz muss für alle Mitarbeiter:innen gegeben sein. Human Resources steht vor der Herausforderung, Kommunikationswege so zu etablieren, dass alle Mitarbeiter:innen Zugriff haben und genau wissen, wo sie welche Informationen erhalten. Die Kommunikationsstrategien leiten sich in diesem Zuge aus den verwendeten Tools für die Mitarbeiterinformation ab.
Die beliebtesten Kommunikationswege sind:
Die beliebtesten Kommunikationswege sind:
- Newsletter: Mit Newsletter lassen sich Mitarbeiter:innen in Arbeitsgebiete oder Abteilungen einteilen. Informationen erreichen alle beteiligten Mitarbeiter:innen direkt per Mail.
- Intranet: Das Intranet ist das Presseportal der internen Kommunikation. Hier erhalten Mitarbeiter:innen einen Überblick über aktuelle Geschehnisse im Unternehmen und finden Informationen, die sie suchen.
- E-Learning-Seiten: Ein Online-Campus ermöglicht das eigenständige Einlesen in neue Wissensfelder. Lerneinheiten bestehen aus Formaten wie Text, Bild, Ton und Video.
- Konferenztools: Microsoft Teams, Zoom, Skype Business oder Slack: Konferenztools sind der schnellste Weg, um Mitarbeiter:innen digital und direkt anzusprechen.
Ein effektiver Teil der internen HR-Kommunikation ist die Einbindung von Videos. Sie kombinieren Sprache mit visuellen Reizen und Dynamik. Bei der Mitarbeiterinformation geben sie so Kontext, offerieren weiterführende Informationen und entfalten Relevanz durch Emotionen. Gleichzeitig erhöhen sie die Merkfähigkeit, da das menschliche Gehirn dynamische Inhalte deutlich besser verarbeiten und abspeichern kann.
Wichtig dabei: Die Videos müssen immer zum Kommunikationsweg passen. Während Mitarbeiter:innen in E-Learnings bereit sind, längere Videos zu schauen, könnten lange Videos im Intranet als negativ bewertet werden. Es gilt daher die Devise: Videos sollten immer so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein.
Ps: Mit dem neuen KI-gestützten Story Generator im simpleshow musst du nur ein paar Angaben machen und erhältst mit einem Klick ein fertiges Videoskript. Bei der Bebilderung deines Videosunterstützt dich die simpleshow Explainer Engine. IUnd deine llustrationen färbst du mit wenigen Klicks in deine Unternehmensfarben ein.
Wichtig dabei: Die Videos müssen immer zum Kommunikationsweg passen. Während Mitarbeiter:innen in E-Learnings bereit sind, längere Videos zu schauen, könnten lange Videos im Intranet als negativ bewertet werden. Es gilt daher die Devise: Videos sollten immer so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein.
Ps: Mit dem neuen KI-gestützten Story Generator im simpleshow musst du nur ein paar Angaben machen und erhältst mit einem Klick ein fertiges Videoskript. Bei der Bebilderung deines Videosunterstützt dich die simpleshow Explainer Engine. IUnd deine llustrationen färbst du mit wenigen Klicks in deine Unternehmensfarben ein.
Feedbackrunden für den Blick in den Spiegel
HR-Kommunikation ist nie einseitig. Sie findet immer im Dialog statt. Kommunikationsstrategien für eine effektive HR-Kommunikation beinhalten in diesem Zuge auch Möglichkeiten, um die Anliegen der Mitarbeiter:innen anzunehmen.
Um Feedback zu erhalten, gibt es verschiedene Methoden. Nicht alle Mitarbeiter:innen trauen sich, ihr Feedback ohne Filter im Vieraugengespräch hervorzubringen. Auch in einer intakten Kommunikationskultur gibt es immer Personen, die aufgrund persönlicher Charakteristika ein solches Gespräch nicht führen würden. Human Resources muss daher erneut Wege finden, von allen Mitarbeiter:innen Feedback zu erhalten. Um Wünsche zu erfüllen. Um die aktuelle Zufriedenheit zu überprüfen. Um Verbesserungen vorzunehmen.
Das sind mögliche Wege:
Um Feedback zu erhalten, gibt es verschiedene Methoden. Nicht alle Mitarbeiter:innen trauen sich, ihr Feedback ohne Filter im Vieraugengespräch hervorzubringen. Auch in einer intakten Kommunikationskultur gibt es immer Personen, die aufgrund persönlicher Charakteristika ein solches Gespräch nicht führen würden. Human Resources muss daher erneut Wege finden, von allen Mitarbeiter:innen Feedback zu erhalten. Um Wünsche zu erfüllen. Um die aktuelle Zufriedenheit zu überprüfen. Um Verbesserungen vorzunehmen.
Das sind mögliche Wege:
- Anonymes Postfach: In einem digitalen Postfach oder Briefkasten vor Ort können Mitarbeiter:innen alle Anliegen anonym initiativ einwerfen.
- Feste Sprechstunden: Sie bieten einen sicheren Rahmen, um sich mit persönlichen Anliegen direkt an die HR zu wenden.
- 1:1 Feedbackgespräche: Hier ergreift die HR die Initiative und fordert Mitarbeiter:innen in einem geregelten Rahmen zu Feedbackgesprächen auf.
- Anonyme Mitarbeiterbefragungen: Das digitale Ausfüllen von Fragebögen bietet repräsentative und valide Ergebnisse über den Untersuchungsgegenstand.
Schulungen und Workshops gegen Silowissen
Teil der Aufgaben im Personalwesen ist die Weiterentwicklung vorhandener Talente. Unternehmen bieten in diesem Zuge regelmäßig Schulungen und Workshops an. Durch Erhöhung des Wissensgrads erhöhen Betriebe so ihre Wettbewerbsfähigkeit, unterstützen Mitarbeiter:innen in ihrer Entwicklung und bauen Silowissen effektiv ab. Kommunikationswege für Wissensveranstaltungen gibt es zahlreiche. Die HR kann über den E-Mail-Newsletter, die Mitarbeiter-App oder im Intranet über die Schulungen berichten.
Es ist jedoch auch möglich, mit Videos aktiv für die Workshops und Schulungen Werbung zu machen. Gerade wenn es sich um freiwillige Veranstaltungen handelt, können Mitarbeiter:innen so animiert werden. Hier genügen kurze Videos, die in ein bis zwei Minuten das Thema teasern und einen Bedarf wecken.
Natürlich lassen sich auch die Schulungsinhalte als Videos darstellen. So schaffen Unternehmen tatsächlich eine ganzheitlich transparente Informations-Infrastruktur, in der Mitarbeiter:innen entscheiden können, ob, wann und wie sie sich die Schulungsinhalte anschauen.
Es ist jedoch auch möglich, mit Videos aktiv für die Workshops und Schulungen Werbung zu machen. Gerade wenn es sich um freiwillige Veranstaltungen handelt, können Mitarbeiter:innen so animiert werden. Hier genügen kurze Videos, die in ein bis zwei Minuten das Thema teasern und einen Bedarf wecken.
Natürlich lassen sich auch die Schulungsinhalte als Videos darstellen. So schaffen Unternehmen tatsächlich eine ganzheitlich transparente Informations-Infrastruktur, in der Mitarbeiter:innen entscheiden können, ob, wann und wie sie sich die Schulungsinhalte anschauen.
Fazit: Employer Branding beginnt im Innen
Schaffen es Unternehmen eine Kommunikationskultur zu entwickeln, die Informationstransparenz beidseitig schafft, verbessert dies die Employee Experience maßgeblich. Nicht nur finden die Anliegen von Mitarbeiter:innen Gehör, sie gestalten so auch aktiv ihr Arbeitsumfeld mit. Das erhöht die Chance, dass Talente länger dem eigenen Unternehmen zugehörig bleiben. Doch auch wenn Talente das Unternehmen einmal verlassen, darf die HR-Kommunikation nicht abbrechen. Ein Sprichwort sagt so schön: „Man sieht sich immer zweimal im Leben“. Konstruktive Exit-Gespräche verbessern die Employee Experience und ein Alumni Netzwerk hält sie weiterhin am Laufen.
Eines müssen sich Unternehmen schließlich vergegenwärtigen: Eine nach außen kommunizierte Employer Brand ist nur so gut, wie sie auch im Inneren funktioniert. Der Schlüssel für sie ist die interne Kommunikation.
Eines müssen sich Unternehmen schließlich vergegenwärtigen: Eine nach außen kommunizierte Employer Brand ist nur so gut, wie sie auch im Inneren funktioniert. Der Schlüssel für sie ist die interne Kommunikation.
