Projektmanagement-Kommunikation mit Erklärvideos: Ein Leitfaden für Projektmanager Teil 2
Geschrieben von Launa Irvine | 14. Februar 2024
In Teil 1 unseres Leitfadens für das Projektmanagement haben wir erläutert, wie du mit Erklärvideos die Kommunikation im Projektmanagement optimierst. Erklärvideos vereinfachen komplexe Sachverhalte und ermöglichen einen effektiven und spannenden Informationsfluss. In Teil 2 unseres Ratgebers für Projektmanager werden wir nun weitere Einsatzmöglichkeiten von Erklärvideos für das Projektmanagement betrachten:
Projektupdates
Halte das Team regelmäßig mit kurzen Videos über den Projektfortschritt auf dem Laufenden. Hebe wichtige Erfolge, Herausforderungen und bevorstehende Meilensteine hervor. Dies kann schriftliche Zwischenberichte ergänzen oder langwierige Protokolle ersetzen.
Projektupdates in Form von kurzen Videos sind ein dynamisches Mittel, um das Team auf dem Laufenden zu halten. Diese Videos bieten kurze Zusammenfassungen des Projektfortschritts, heben die wichtigsten Ergebnisse hervor, gehen auf Herausforderungen ein und geben einen Überblick über anstehende Meilensteine. Sie geben der Berichterstattung eine visuelle und ansprechende Ebene, die es den Teammitgliedern erleichtert, den Projektstatus zu verfolgen. Dieser Ansatz fördert eine interaktivere und zugänglichere Kommunikation innerhalb des Teams.
Risikomanagement
Nutze Videos, um potenzielle Risiken und Strategien zur Risikominderung aufzuzeigen. Dies hilft dem Team, die Risiken zu verstehen und zu wissen, was bei auftretenden Problemen zu tun ist.
Diese Videos erklären potenzielle Projektrisiken auf eine anschauliche Weise und zeigen Strategien zur Risikominderung auf:
- Sie visualisieren verschiedene Risikoszenarien, um dem Team ein besseres Verständnis für mögliche Herausforderungen zu vermitteln und zeigen, wie sie bewältigt werden können.
- Sie vermitteln den Teammitgliedern das nötige Wissen und die Bereitschaft, Probleme umgehend und effektiv anzugehen
- Sie fördern eine Kultur der Bereitschaft und minimieren die Auswirkungen unerwarteter Herausforderungen auf den Projekterfolg.
Ein Video für ein Bauprojekt kann die wichtigsten Risiken und Wege zu ihrer Minderung effektiv und innovativ vermitteln. Es kann potenzielle Risiken wie Wetter, Unterbrechungen der Lieferkette, Budgetüberschreitungen und Konstruktionsänderungen aufzeigen und deren Folgen darlegen. Das Video bietet Strategien zur Vermeidung von Problemen, wie flexible Zeitpläne, verschiedene Lieferanten, Kostenkontrolle und Bauüberprüfungen. Zudem kann die Zusammenarbeit im Team gefördert werden. Der Teamleiter kann sogar eine kurze Fallstudie aus dem wirklichen Leben einfügen, um die positiven Auswirkungen dieser Strategien zu veranschaulichen. Das Video dient also dazu, das Team zu ermutigen, bestimmte proaktive Maßnahmen umzusetzen, um ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten.
Teambildung und Motivation
Verwende Erklärvideos, um die Arbeitsmoral des Teams zu steigern, insbesondere in schwierigen Projektphasen. Teile anregende Botschaften oder Erfolgsgeschichten, um das Team zu motivieren.
Der Einsatz von Erklärvideos zur Teambildung und Motivation ist von unschätzbarem Wert, insbesondere in anspruchsvollen Projektphasen. Indem du das Gefühl der Zugehörigkeit vermittelst, kannst du das Team motivieren.
Hier sind noch ein paar Ideen:
Hier sind noch ein paar weitere Ideen, wie du Erklärvideos für die Kommunikation im Projektmanagement einsetzen kannst:
- Zusammenfassung nach dem Projekt: Fasse die Ergebnisse und wichtigsten Erkenntnisse nach Abschluss des Projekts in einem Erklärvideo zusammen. Dieses kann mit Interessenvertretern und Teammitgliedern geteilt werden, um die Erfolge zu feiern und den Wissensaustausch zu fördern.
- Visuelle Projektfahrpläne: Entwickle visuelle Roadmaps im Videoformat, welche die Projektzeitpläne, Meilensteine und Abhängigkeiten zeigen. Dies kann eine nützliche Hilfe für Teammitglieder und Stakeholder sein.
- Feedback einholen: Erstelle Videos, um Feedback von Mitarbeitern, Beteiligten oder Kunden einzuholen. Videoumfragen können ansprechender sein und offenere Antworten liefern.
- Barrierefreiheit und Inklusion: Sicherstellen, dass die Erklärvideos für verschiedene Personengruppen, einschließlich Menschen mit Behinderungen, gleichermaßen inklusiv sind.Füge bei Bedarf Untertitel, Transkripte und Audiobeschreibungen hinzu.
- Interaktive Elemente: Binde interaktive Elemente in deine Videos ein, z. B. Quizfragen oder Links zu zusätzlichen Ressourcen, um das Publikum noch stärker zu involvieren und das Wissen zu testen.
Wie kann simpleshow helfen?
Der simpleshow video maker verfügt über alle Funktionen, die zur Verbesserung der Kommunikation im Projektmanagement erforderlich sind.
In Teil 1 unseres Leitfadens für Projektmanager haben wir besprochen, wie die Funktionen von simpleshow (z. B. nützliche Vorlagen, Unterstützung beim Verfassen von Skripten, visuelles Storytelling, anpassbares Bildmaterial und Voiceover-Funktionen) die Projektkommunikation verbessern.
Sehen wir uns weitere Funktionen vom simpleshow video maker an, die das Projektmanagement auf die nächste Stufe bringen:
1. Kooperationsfunktionen: simpleshow ermöglicht die Zusammenarbeit im Team mit der Option, Videos gemeinsam zu teilen und zu bearbeiten. Dies ist nützlich für Teams, die an Projekt-Updates oder anderen Kommunikationsmaterialien arbeiten: Videodateien müssen nicht hin- und hergeschickt werden, da die Teammitglieder auch den integrierten Kommentarmodus nutzen können. Das bedeutet, dass alle Kommentare im simpleshow video maker gebündelt werden. Nach dem Feedback zu einem Video können die Kommentare einzeln überprüft und als gelöst markiert werden. So wird sichergestellt, dass dem Ersteller des Videos kein Feedback entgeht.
2. Mehrsprachige Unterstützung: Bei internationalen Projekten sorgt die Mehrsprachigkeit von simpleshow dafür, dass ein breites Publikum die Projektkommunikation verstehen kann. Mithilfe der One-Click Translation kannst du Videos auf Knopfdruck in bis zu 20 Sprachen übersetzen.
3. Handyfreundliche Ausgabe: Die mit simpleshow erstellten Videos sind für die Anzeige auf mobilen Endgeräten optimiert, so dass Teammitglieder oder Stakeholder mit ihren mobilen Geräten problemlos auf Projektaktualisierungen zugreifen können.
4. Analyse und Nachverfolgung: Du kannst die Leistung der Videos durch die Verfolgung von Kennzahlen zum Nutzerverhalten verfolgen, was den Projektmanagern hilft, die Effektivität ihrer Kommunikationsbemühungen zu messen.
5. Schulungs- und Onboarding-Videos: simpleshow hilft bei der Erstellung von Schulungsvideos und Onboarding-Materialien, die das Projektmanagement verbessern können, indem sie sicherstellen, dass die Teammitglieder gut über die Projektprozesse und -erwartungen informiert sind.
Diese Funktionen machen den simpleshow Video Maker zu einem wertvollen Werkzeug für die Verbesserung der Projektkommunikation. Komplexe Konzepte werden vereinfacht, Kontinuität wird gewährleistet und Projekt-Updates und Informationen sind für alle Beteiligten leicht zugänglich und ansprechend aufbereitet.
Ein abschließendes Wort:
Denk daran, Storytelling-Techniken und Animationen zu verwenden, um den Inhalt Ihrer Projektmanagement-Videos fesselnder und einprägsamer zu gestalten. Aktualisiere die Inhalte außerdem regelmäßig, wenn das Projekt fortschreitet, damit die Informationen aktuell bleiben. Wenn du die Tipps und bewährten Verfahren befolgst (wie in unserem Leitfaden beschrieben), werden deine Projektmanagement-Videos Informationen effektiv vermitteln und dein Publikum überzeugen.
