Compliance-Kommunikation vereinfachen: 4 anwendbare Strategien
Geschrieben von Maren Dinges | 20. September 2023
Prozesse in Unternehmen unterliegen komplexen Vorschriften, die für die meisten Mitarbeiter:innen nur schwer zu greifen sind. Was bedeutet DSGVO? Wann arbeite ich wirklich compliant? Und was bedeutet Compliance im eigenen Unternehmen überhaupt? Stimmt hier die Kommunikation nicht, sind Angestellte bei der Ausübung von Aufgaben immer wieder verunsichert. „Darf ich das?“ ist die Frage, die ungeklärt im Raum schwebt.
Compliance-Abteilungen stehen vor der großen Herausforderung, die komplexen Vorschriften so aufzubereiten, dass sie alle im Unternehmen verstehen. Und darüber hinaus auch die Notwendigkeit der Vorschriften nachvollziehen. Eine Missachtung von Compliance-Vorschriften stellt mitunter ein unternehmerisches Risiko dar und kann Sicherheitsrisiken nach sich ziehen. Aus diesem Grund werden Compliance-Verstöße auch strikt geahndet.
Richtig aufbereitet, ist die Compliance-Kommunikation für alle im Unternehmen verständlich und die Unternehmenssicherheit gewahrt.
Compliance-Abteilungen stehen vor der großen Herausforderung, die komplexen Vorschriften so aufzubereiten, dass sie alle im Unternehmen verstehen. Und darüber hinaus auch die Notwendigkeit der Vorschriften nachvollziehen. Eine Missachtung von Compliance-Vorschriften stellt mitunter ein unternehmerisches Risiko dar und kann Sicherheitsrisiken nach sich ziehen. Aus diesem Grund werden Compliance-Verstöße auch strikt geahndet.
Richtig aufbereitet, ist die Compliance-Kommunikation für alle im Unternehmen verständlich und die Unternehmenssicherheit gewahrt.
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Schritt 1 – Akzeptanz schaffen: Auf den Bedarf aufmerksam machen
Wenn wir kommunizieren, gehen wir gerne chronologisch vor. Wir erklären erst die Ursache, dann den Status quo und im Anschluss die Wirkung der Maßnahmen. Du liest ein Buch von Beginn bis Ende; von vorne bis hinten. In der Kommunikation von Compliance Maßnahmen ist es klüger, mit dem Ergebnis zu beginnen. Statt das Buch von vorne zu lesen, startest du mit dem Ende.
Im Compliance Fall ist das Ende kein Happy End, sondern ein Worst-Case-Szenario. Es zeigt die Situation des Unternehmens im Falle eines Compliance-Verstoßes .Ein Beispiel: Professor Streng hat ein revolutionäres Rezept entwickelt, das kurz vor der Patentierung steht. Durch Weitergabe vertraulicher Informationen hat die Konkurrenz das Rezept erhalten und ist Professor Streng in der Patentierung zuvorgekommen. Wenige Monate später machte die Konkurrenz mit dem Rezept Millionenumsätze.
Einen solchen Fall detailreich zu schildern, weckt Bedarf, Emotion und minimiert Skepsis in einem Zuge. Die Folge? Alle Personen im Raum hören dir jetzt genau zu, was zu tun ist, damit so ein Fall nie eintritt. Und auch wenn sich keiner im Raum befindet: Videos sind ein ideales Medium, um genau solche Geschichten zu erzählen und im Anschluss alle wichtigen Informationen kompakt weiterzugeben.
Aber wie gelingt das am besten?
Im Compliance Fall ist das Ende kein Happy End, sondern ein Worst-Case-Szenario. Es zeigt die Situation des Unternehmens im Falle eines Compliance-Verstoßes .Ein Beispiel: Professor Streng hat ein revolutionäres Rezept entwickelt, das kurz vor der Patentierung steht. Durch Weitergabe vertraulicher Informationen hat die Konkurrenz das Rezept erhalten und ist Professor Streng in der Patentierung zuvorgekommen. Wenige Monate später machte die Konkurrenz mit dem Rezept Millionenumsätze.
Einen solchen Fall detailreich zu schildern, weckt Bedarf, Emotion und minimiert Skepsis in einem Zuge. Die Folge? Alle Personen im Raum hören dir jetzt genau zu, was zu tun ist, damit so ein Fall nie eintritt. Und auch wenn sich keiner im Raum befindet: Videos sind ein ideales Medium, um genau solche Geschichten zu erzählen und im Anschluss alle wichtigen Informationen kompakt weiterzugeben.
Aber wie gelingt das am besten?
Schritt 2 – Widerstände lösen: Botschaften entschlüsseln
Die Aufmerksamkeit des Publikums bleibt nur so lange erhalten, wie alle Informationen verständlich kommuniziert werden. Compliance-Richtlinien lesen sich jedoch häufig eher wie Gesetzestexte, enthalten Paragrafen, Normvorschriften und eine sehr von Definitionen geprägte Sprache. Kurz gesagt: Nur die wenigsten verstehen sie im Detail.
Um die eigene Compliance im Unternehmen zu erklären, musst du zunächst die Textwüsten in Botschaften verwandeln. Grafiken und Symbole unterstützen dich hier in jedem Schritt. Gerade die Verwendung von visuellen Hilfsmitteln macht es dir leicht, schwer zu greifende Prozesse in wenigen Sekunden zu erklären. Gehen wir beispielsweise davon aus, dass die Compliance-Richtlinie davon handelt, dass durch ihre Nichteinhaltung eine Sicherheitslücke bestehen würde. Sicherheitslücken sind jedoch unsichtbar. Durch die Bebilderung einer eingefallenen Mauer, eines Betriebsspions oder eines Hackers machst du Unsichtbares sichtbar.
Deine Geschichte hilft dir, weitere Fälle der Compliance für Laien zu erklären, da die Story die Information bereits trägt und in einen realistischen Kontext einbettet. Videos unterstützen dich dabei. Sie enthalten Bilder, Animationen und können auch durch Musik und Soundeffekte die Atmosphäre verändern und so eine gewisse Dringlichkeit der Einhaltung ins Bewusstsein rücken.
Du hast noch nie ein Video geskriptet, gar erstellt? Kein Problem! Unser simpleshow Story Generator schreibt für dich das Videoskript und unsere Explainer Engine erstellt passende Bilder. Musik, Sounds und Animationen aktivierst du auf Knopfdruck.
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Deine Geschichte hilft dir, weitere Fälle der Compliance für Laien zu erklären, da die Story die Information bereits trägt und in einen realistischen Kontext einbettet. Videos unterstützen dich dabei. Sie enthalten Bilder, Animationen und können auch durch Musik und Soundeffekte die Atmosphäre verändern und so eine gewisse Dringlichkeit der Einhaltung ins Bewusstsein rücken.
Du hast noch nie ein Video geskriptet, gar erstellt? Kein Problem! Unser simpleshow Story Generator schreibt für dich das Videoskript und unsere Explainer Engine erstellt passende Bilder. Musik, Sounds und Animationen aktivierst du auf Knopfdruck.
Schritt 3 – Komplexität reduzieren: Mit Beispielen argumentieren
„Die Würde des Menschen ist unantastbar“. So steht es in unserem Grundgesetz geschrieben. Wie können wir diesen Satz vereinfachen, ohne ihn umzuschreiben? Richtig: Wir bebildern ihn.
Ein Mensch steht im Zentrum des Bildes. Um ihn herum sind viele Symbolbilder abgebildet: Arbeitsunfähig im Rollstuhl, krank im Bett, nackt… Eben in jenen Momenten, indem wir alle uns verletzlich fühlen. Die Bebilderungen zeigen symbolisch, dass auch in diesen Momenten ein Mensch wertvoll ist. Du bist immer wertvoll.
Dieses Beispiel kannst du dir bei deiner Compliance-Kommunikation zunutze machen.
Compliance-Anforderungen sind mitunter so komplex, dass nur Fachexpert:innen sie durchdringen. Schulungsprogramme sind aus diesem Grund mehrteilig aufgebaut. Die Compliance-Kommunikation im E-Learning beginnt demnach zunächst mit dem Worst-Case-Szenario, hangelt sich dann an den Definitionen und wichtigsten Begriffen entlang, bevor sie in die einzelnen Themenbereiche einsteigt.
Jeder Themenbereich ist im besten Fall in ein separates Video unterteilt. Auch hier liegt die größte Herausforderung darin, genau in der Kommunikation zu sein und gleichzeitig verständlich zu bleiben. Einige Definitionen und Formulierungen lassen sich wie in unserem oberen Beispiel auch nicht verändern. Denn alle Compliance-Informationen müssen absolut eindeutig und ohne Interpretationsspielraum vorliegen.
Bediene dich in einem solchen Fall Beispiel und einer klaren Sprache. Bereits die bildhaften Beispiele vereinfachen deine Kommunikation.
Ein Mensch steht im Zentrum des Bildes. Um ihn herum sind viele Symbolbilder abgebildet: Arbeitsunfähig im Rollstuhl, krank im Bett, nackt… Eben in jenen Momenten, indem wir alle uns verletzlich fühlen. Die Bebilderungen zeigen symbolisch, dass auch in diesen Momenten ein Mensch wertvoll ist. Du bist immer wertvoll.
Dieses Beispiel kannst du dir bei deiner Compliance-Kommunikation zunutze machen.
Compliance-Anforderungen sind mitunter so komplex, dass nur Fachexpert:innen sie durchdringen. Schulungsprogramme sind aus diesem Grund mehrteilig aufgebaut. Die Compliance-Kommunikation im E-Learning beginnt demnach zunächst mit dem Worst-Case-Szenario, hangelt sich dann an den Definitionen und wichtigsten Begriffen entlang, bevor sie in die einzelnen Themenbereiche einsteigt.
Jeder Themenbereich ist im besten Fall in ein separates Video unterteilt. Auch hier liegt die größte Herausforderung darin, genau in der Kommunikation zu sein und gleichzeitig verständlich zu bleiben. Einige Definitionen und Formulierungen lassen sich wie in unserem oberen Beispiel auch nicht verändern. Denn alle Compliance-Informationen müssen absolut eindeutig und ohne Interpretationsspielraum vorliegen.
Bediene dich in einem solchen Fall Beispiel und einer klaren Sprache. Bereits die bildhaften Beispiele vereinfachen deine Kommunikation.
Schritt 4 – Fragen beantworten: Informationen zugänglich machen
Nahezu jeder Schritt im Unternehmen muss compliant sein. Wirkliche Aufmerksamkeit schenken wir den Vorschriften erst, wenn sie das eigene Arbeitsumfeld betreffen – eine Aufgabe also erst lösbar ist, wenn die Anforderungen auch eingehalten werden.
Fragezeichen im Kopf der Person lassen sich schnell lösen, sofern die Erklärungen der Compliance-Richtlinien sofort zugänglich sind. Aufgenommene Videos könnte die Person dann im Learning-Campus oder einer anderen Datenablage abrufen und sich anschauen. Wenige Minuten später ist sie voll im Bilde und weiß, was zu tun ist.
Die Kommunikation von Compliance-Vorschriften findet somit in zwei Zeitebenen statt:
Videos vereinen die Kommunikation an ganze Gruppen und einzelne Personen. So können sich einzelne Mitarbeiter:innen Videos zu einem Thema jederzeit anschauen, wenn es für sie relevant wird. Gleichzeitig ist es möglich, ganze Schulungen für Gruppen aufzubauen, die Videos beinhalten oder in verschiedene Videos unterteilt sind. Natürlich ergibt es gerade bei einer ganzheitlichen Kommunikation an ein gesamtes Team Sinn, eine Live-Schulung zu halten.
Videos sind jedoch immer ein Schlüssel, um
Die Kommunikation von Compliance-Vorschriften findet somit in zwei Zeitebenen statt:
- Immer dann, wenn sich Veränderungen für ein gesamtes Gebiet ergeben.
- Immer dann, wenn ein Individuum neue Tätigkeiten im Unternehmen übernimmt.
Videos vereinen die Kommunikation an ganze Gruppen und einzelne Personen. So können sich einzelne Mitarbeiter:innen Videos zu einem Thema jederzeit anschauen, wenn es für sie relevant wird. Gleichzeitig ist es möglich, ganze Schulungen für Gruppen aufzubauen, die Videos beinhalten oder in verschiedene Videos unterteilt sind. Natürlich ergibt es gerade bei einer ganzheitlichen Kommunikation an ein gesamtes Team Sinn, eine Live-Schulung zu halten.
Videos sind jedoch immer ein Schlüssel, um
- …Informationen in Beispiele und Botschaften zu verwandeln
- …Informationen in einen einprägsamen Kontext zu setzen
- …die individuelle Nachbereitung zu unterstützen
- …Erlerntes für sich zu wiederholen
Fazit: Komplexe Compliance-Anforderungen in eine klare Sprache packen
In der Kommunikation von Compliance-Themen musst du eine klare Sprache behalten und bei den Zahlen, Daten und Fakten bleiben. Damit deine Kommunikation dennoch verständlich ist, ist der Einsatz visueller Medien der Schlüsselfaktor.
Mit dem simpleshow video maker wirst du vom Compliance Experten zum Videoexperten. Bereite noch heute Schulungen auf, die Aha-Momente im Gegenüber wecken.
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