Was passiert, wenn KI deinen Job macht? Ich hab’s ausprobiert
Geschrieben von Tim Moss | 11. Februar 2025
Inhaltsverzeichnis
Ein Montagmorgen ist selten ein Vergnügen, aber dieser war besonders schlimm. Kaum hatte der Wecker geklingelt, brach eine Flut von ungelesenen E-Mails und endlosen Benachrichtigungen über mich herein. Die To-do-Liste schien kein Ende zu nehmen. Während mein Kaffee unberührt auf dem Tisch stand, spürte ich, wie der Stresspegel in die Höhe schnellte. Ich fragte mich:
„Was, wenn KI das alles für mich übernehmen könnte?“
E-Mails, Berichte, Content-Erstellung, Recherchen – einen ganzen Tag lang überließ ich der KI das Steuer, ohne zu wissen, ob sich das als genialer Lifehack oder totales Desaster entpuppen würde. Würde ich zur Effizienzmaschine mutieren oder bitter bereuen, die Kontrolle einem Algorithmus überlassen zu haben?
Um die Auswirkungen der KI besser zu verstehen, schauen wir uns meinen gewöhnlichen Arbeitstag an (Bleib bis zum Ende des Blogs dran, um herauszufinden, wie viel Zeit mir die KI tatsächlich gespart hat!).
Das Ziel? Weniger Zeit für Routineaufgaben verschwenden und den Fokus auf wirklich tiefgehende Arbeit legen. So lief das Experiment ab:
9:00 Uhr – Kann die KI wirklich mein Postfach übernehmen?
Mein Morgen fängt meistens damit an, dass ich mich durch ein überfülltes Postfach wühle – zig E-Mails, endlose Threads und die übliche Frage: Was davon ist eigentlich wirklich wichtig? Diesmal hab ich das Ganze der KI überlassen. Weil ich sowieso Gmail für alles nutze, hab ich einfach die eingebauten KI-Tools ausprobiert und ein paar smarte Add-ons drangehängt, die direkt mit Gmail zusammenarbeiten.
Wie die KI meinen E-Mail-Workflow veränderte:
- Intelligente Zusammenfassungen und automatische Antwortvorschläge: Die KI verdichtete lange E-Mail-Threads auf die wichtigsten Punkte und lieferte mir klare Zusammenfassungen, statt mich durch das übliche Geschäftsjargon scrollen zu lassen. Dann schlug sie schnelle Antworten wie „Verstanden!“ oder „Freue mich darauf!“ vor. Einige waren super, andere klangen zu roboterhaft. Trotzdem: Riesige Zeitersparnis.
- Schreibunterstützung: Ich probierte die Funktion „Help Me Write“ aus, um E-Mails zu entwerfen. Ein kurzer Prompt reichte, und ich bekam einen soliden Entwurf. Für Routine-Nachrichten funktionierte das super, aber manchmal war der Ton etwas steif:
„Wir schätzen Ihre Anfrage sehr. Wir werden Ihr Anliegen in Kürze bearbeiten.“
Ja, nee. Ich habe es umgeschrieben zu: „Danke für deine Nachricht! Ich schaue mir das an und melde mich bald bei dir. “
- Postfach-Priorisierung: Die KI von Gmail erkannte ziemlich gut, welche E-Mails am wichtigsten waren, basierend auf meinen früheren Interaktionen. Wichtige Nachrichten wurden nach oben geschoben, sodass ich nicht durch Newsletter und zufällige Updates wühlen musste. Der einzige Nachteil? Manchmal bedeutete „dringend“ einfach nur „in GROSSBUCHSTABEN geschrieben“.
Die KI markierte eine E-Mail als besonders wichtig, weil sie laut schrie: „PFLICHTSCHULUNG – SOFORTIGES HANDELN ERFORDERLICH!!!“ Panisch klickte ich drauf, in dem Glauben, etwas Kritisches verpasst zu haben – nur um festzustellen, dass es eine Erinnerung war, eine 15-minütige Schulung „Wie man den Drucker benutzt“ abzuschließen… bis Monatsende.
Das Fazit?
Die KI sparte mir über eine Stunde, indem sie meine E-Mails organisierte, zusammenfasste und passende Antwortvorschläge lieferte. Doch trotz dieser Effizienz habe ich festgestellt, wie wichtig der menschliche Touch ist. Einige der KI-generierten Antworten wirkten zu distanziert, und erst ein kurzer, persönlicher Feinschliff machte den entscheidenden Unterschied.
Pro-Tipp: Damit KI-generierte E-Mails natürlich klingen, personalisiere mindestens 10 % des Inhalts.
11:00 Uhr – KI als Recherche-Assistent: Zeitersparnis mit Einschränkungen
Nächster Programmpunkt: Vorbereitung auf ein Strategie-Meeting. Normalerweise verbringe ich etwa zwei Stunden damit, Informationen aus Berichten, Artikeln und Branchentrends zu sammeln. Heute überließ ich die Aufgabe der KI. Das Ziel? Die Recherche beschleunigen, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen.
Wie die KI meine Recherche unterstützte:
- Organisation: Ich lud Berichte, Artikel und Notizen in NotebookLM hoch. Die KI fasste die wichtigsten Erkenntnisse zusammen, gruppierte verwandte Informationen und stellte Verbindungen zwischen verschiedenen Quellen her. Die größte Erkenntnis: Die KI schafft Struktur, doch oft fehlen ihr die feinen Nuancen.
- Schnelle Branchenüberblicke: Während NotebookLM sich um die Details kümmerte, lieferte ChatGPT einen prägnanten Überblick über Markttrends und Wettbewerbsdaten. Ich fühlte mich, als hätte ich einen persönlichen Forschungsassistenten an meiner Seite, der mir die neuesten Entwicklungen meiner Branche kompakt zusammenfasste.
- Tiefere Einblicke: ChatGPT identifizierte potenzielle Risiken und Chancen, die mir sonst entgangen wären. Allerdings mussten einige Erkenntnisse auf ihre Relevanz überprüft werden.
Verifizierung ist wichtig
Auch wenn die KI meine Recherchezeit erheblich verkürzte, blieb sie nicht fehlerfrei. Ein paar Beispiele:
- Falsche Fakten: Die KI behauptete selbstbewusst: „Firma X ist das am schnellsten wachsende Start-up in unserer Branche.“ Eine kurze Google-Suche zeigte jedoch, dass das Unternehmen bereits vor sechs Monaten Insolvenz angemeldet hatte.
- Die Echtzeit-Datenfalle: Die KI empfahl einen „heißen neuen Trend “, der sich bei genauerer Überprüfung als längst überholt entpuppte – die meisten Wettbewerber hatten sich bereits neu orientiert.
Diese Beispiele zeigen: Trotz aller Effizienz bleibt die Verifizierung unerlässlich.
Hätte ich mich ausschließlich auf die KI verlassen, hätte ich möglicherweise ungenaue oder veraltete Informationen im Meeting präsentiert.
Das Fazit?
Die KI half mir, Daten schneller zu organisieren, Einblicke zu gewinnen und die Recherche zu vereinfachen, wodurch sich meine Vorbereitungszeit um über eine Stunde verkürzte. Allerdings bleibt menschliche Überwachung entscheidend. Die KI kann wertvolle Informationen liefern, aber die Überprüfung von Aktualität und Genauigkeit ist ein Muss.
Best Practice: Prüfe KI-generierte Erkenntnisse immer mit mindestens zwei zuverlässigen Quellen, bevor du Entscheidungen darauf basierst.
14:00 Uhr – KI als Content-Erstellungs-Assistent: schneller, aber auch besser?
Die Erstellung von Inhalten – ob für Berichte, Schulungsmaterialien oder Präsentationen – macht einen großen Teil meines Arbeitstags aus. Die KI versprach, diesen Prozess zu beschleunigen, und das tat sie auch. Aber war die Qualität den Zeitgewinn wert?
Wie die KI meine Content-Erstellung optimierte:
- Schnelleres Entwerfen: Mit Google Docs und Gemini erstellte ich in wenigen Minuten Gliederungen und Entwürfe für Präsentationen und Schulungsmaterialien. Einige Entwürfe waren solide, andere hingegen klangen nach purem Business-Jargon.
- Effizientes Editieren: Grammarly erwies sich als Volltreffer: Grammatik, Ton und Klarheit wurden spürbar verbessert – wie ein Korrekturleser, der nie Kaffeepausen braucht.
- KI-gestütztes visuelles Storytelling: Hier wurde es richtig spannend. Mit dem simpleshow video maker verwandelte ich bestehende PDFs in kurze, animierte Erklärvideos. Komplexe Themen wurden ansprechender und leichter verständlich – ein echter Game-Changer für Schulungen und Präsentationen!
So hilfreich die KI bei der Erstellung von Inhalten auch war, es gab immer noch Formulierungen, die nicht ganz passten:
Die KI schrieb: „Unsere Organisation verpflichtet sich, ganzheitliche Synergien für optimalen Impact zu nutzen.“
Ich änderte das in: „Wir arbeiten zusammen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.“
- Goldene Regel: KI kann die Effizienz steigern, aber Kreativität und menschliches Urteilsvermögen machen Inhalte wirklich wirkungsvoll.
Das Fazit?
Die KI beschleunigte die Content-Erstellung, brauchte aber Feinschliff. Schnell ≠ gut. Der beste Ansatz? Nutze die KI für Struktur und Automatisierung, dann bring deine eigene Kreativität ein. Und wenn es darum geht, Inhalte ansprechender zu gestalten, können KI-gestützte Tools wie der simpleshow video maker ein großer Gewinn sein.
16:00 Uhr – Mehr Automatisierung und der größte KI-Fehler des Tages
Am Nachmittag fragte ich mich: Könnte die KI noch mehr automatisieren?
KI-Workflow-Optimierungen, die meinen Tag veränderten:
- Automatisiertes Aufgabenmanagement: Ich verband Zapier mit meinem Gmail, und plötzlich wurden E-Mails, die Follow-ups erforderten, automatisch in meiner Projektmanagement-App als Aufgaben angelegt.
- Intelligente Terminplanung: Ich nutzte die KI-gestützten Planungsfunktionen von Google Calendar, um die besten Meeting-Zeiten basierend auf der Verfügbarkeit meines Teams zu finden.
- Sofortige Berichte & Datenvisualisierung: Ich lud meine Rohdaten in Google Sheets hoch und überließ Gemini AI die Analyse. Innerhalb weniger Sekunden wurden die Zahlen ausgewertet und übersichtliche Diagramme sowie Grafiken erstellt, die die wichtigsten Trends klar hervorhoben.
- Sprache-zu-Text & Meeting-Zusammenfassungen: Während eines Meetings transkribierte Otter.ai alles in Echtzeit und extrahierte automatisch die wichtigsten To-dos. Als ich das Meeting verließ, hatte ich bereits eine Zusammenfassung dessen, was zu tun war.
Der größte KI-Fail des Tages:
Die KI plante ein Pflichtmeeting für 23:30 Uhr in der Nacht! Offenbar dachte die KI, dass meine „freien“ Zeiten im Kalender der „ideale“ Zeitpunkt seien.
Endgültiges Fazit: Die besten & schlechtesten Anwendungen der KI
Rückblickend auf meinen KI-gestützten Arbeitstag kann ich mit Sicherheit sagen: KI ist ein beeindruckendes Werkzeug, wenn es darum geht, die Effizienz zu steigern. Sie half mir, Zeit bei monotonen Aufgaben zu sparen, meinen Workflow zu optimieren und wertvolle Einblicke zu gewinnen.
KI vereinfacht nicht nur langweilige, sich wiederholende Aufgaben, sondern inspiriert auch zu kreativen Ideen, auf die ich allein vielleicht nicht gekommen wäre. Doch eines wurde klar: Die besten Ergebnisse entstehen, wenn ich das, was die KI liefert, mit meiner eigenen Perspektive und meinem kritischen Denken kombiniere. Die KI legt das Fundament, aber der Feinschliff – der persönliche Touch – bleibt meine Aufgabe.
Unterm Strich: Die KI ist nicht hier, um unsere Arbeit zu ersetzen. Sie sorgt dafür, dass der Prozess reibungsloser läuft und wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können.
Wo die KI glänzt:
✅ E-Mails sortieren und zusammenfassen
✅ Schnelle Antworten & Vorlagen generieren
✅ Video-Erstellung
✅ Recherche zu allgemeinen Themen (mit Faktencheck)
✅ Editieren & Klarheit verbessern
✅ Wiederholende Aufgaben automatisieren
Wo die KI schwächelt:
❌ Verstehen von Echtzeit-Updates
❌ Menschliche Wärme in der Kommunikation ersetzen
❌ Mit Nuancen und Persönlichkeit schreiben
❌ Hochrisiko-Entscheidungen treffen
Würde ich wieder KI für all meine berufliche Kommunikation nutzen? Sehr wahrscheinlich. Aber sagen wir mal so: Wenn die KI nochmal versucht, ein Meeting um 23:30 Uhr zu planen, soll sie gefälligst selbst dran teilnehmen.
