Die Zukunft der Arbeit: KI-gestützte Kommunikationstools
Geschrieben von Maren Dinges | 13. November 2024
Inhaltsverzeichnis
KI-Tools steigen an Relevanz für die Geschäftskommunikation. Die Globalisierung, zunehmende Remote-Arbeit und komplexe Geschäftsprozesse erfordern eine multidimensionale und durchgängige Kommunikation. Künstliche Intelligenz bildet diese ab. Sie beschleunigt Prozesse und vereinfacht die Kommunikation im Team. Unternehmen arbeiten so effektiver und produktiver.
Was sind die Vorteile KI-gestützter Kommunikationstools?
KI-gestützte Kommunikationstools übernehmen ganze Aufgabenschritte der Kommunikation. Das beginnt bereits damit, dass künstliche Intelligenz Prozesse transformiert. Unternehmen setzen Prozesse also so auf, dass die künstliche Intelligenz Routineaufgaben übernimmt. Das entlastet Mitarbeiter:innen. Sie haben mehr Zeit für relevante Aufgaben wie beispielsweise die persönliche Kundenkommunikation. Allgemein verbessert KI den Austausch von Informationen:
- Künstliche Intelligenz personalisiert Nachrichten und beschleunigt so die textgestützte Kommunikation.
- Künstliche Intelligenz übersetzt Nachrichten in verschiedene Landessprachen und bricht so Sprachbarrieren auf.
- Künstliche Intelligenz gibt dir das Gefühl, als würden alle Menschen in einer Videokonferenz im gleichen Raum wie du sitzen.
- Künstliche Intelligenz kommuniziert selbst und kann so kreative Ideen im Team einbringen oder diese prozessorientiert unterstützen.
- Künstliche Intelligenz bereitet Daten strukturiert auf, was datenbasierte Geschäftsentscheidungen fördert.
Aber: Künstliche Intelligenz begrenzt auch die Kommunikation. In Systemen stellt KI sicher, dass nur die Personen Inhalte sehen, die auch berechtigt sind. So schützt künstliche Intelligenz Geschäftsprozesse und sensible Daten vor dem unbefugten Einsehen Dritter.
Wie KI-gestützte Kommunikation dich bei deiner Arbeit unterstützt
KI-gestützte Kommunikationstools haben drei Vorteile: Sie fördern kollaboratives Arbeiten, beschleunigen Kommunikationswege und sichern diese ab. KI-Kommunikationstools selbst könnten wiederum nicht unterschiedlicher sein: Sie reichen von virtuellen Assistenzen, über Prozessautomationen in ERP- oder DMS-Systemen bis hin zu kreativen Ideengebern in Gestaltungsprozessen.
Das sind Anwendungsbereiche:
Aufgabenverwaltung dank virtueller Assistenz
Als virtuelle Assistenz übernimmt künstliche Intelligenz für dich administrative und planerische Aufgaben. Das spart dir wertvolle Zeit ein – die du wieder an anderer Stelle einsetzen kannst. So musst du dich nicht mehr selbst hinsetzen, um die To-dos der nächsten Woche zu planen: Die künstliche Intelligenz stellt dir einen zeitoptimierten Wochenkalender in wenigen Sekunden zusammen.
Künstliche Intelligenz übernimmt aber nicht nur Kommunikationswege für dich. Es spart auch welche ein. So kann KI in E-Mail-Programmen zum Beispiel deine E-Mails vorsortieren und Spam löschen. So siehst du nur die E-Mails, die auch relevant für dich sind. Dringliche E-Mails kann KI sogar für dich hervorheben, sodass du genau siehst, welche E-Mails du zuerst bearbeiten musst.
Gleichzeitig hält künstliche Intelligenz die Kommunikation mit anderen Personen aufrecht. So erstellt sie beispielsweise Standardnachrichten an alle, deren Nachrichten nicht dringlich sind. So wissen Absender:innen, dass du die Nachricht gelesen hast und zeitnah auf sie zurückkommst. Gewissermaßen stützt KI als virtuelle Assistenz so sogar eine ethische, empathische sowie wertschätzende Kommunikation.
In diesen Bereichen kannst du virtuelle Assistenzen zum Beispiel einsetzen:
- E-Mail-Kommunikation
- Termin- und Prozessplanung
- Antwortengenerierung
- Chatbots
- Suchprogrammen in ERP- oder CRM-Systemen
Sichere und schnellere Abläufe durch Prozessautomatisierung
Ganze Aufgabenschritte übernimmt künstliche Intelligenz, wenn Unternehmen sie in der Prozessautomatisierung einsetzen. Die Folge ist eine klare Kommunikation:
- Maschinen kommunizieren nächste Aufgabenschritte eigenständig untereinander.
- KI-gestützte Systeme stoßen Workflows für Menschen an.
Dadurch sind Prozesse deutlich weniger fehleranfällig. Denn Prozesse werden nicht mehr manuell umgesetzt, sondern auf Basis vordefinierter Regeln. Dadurch verbessert sich auch die Qualität der Prozesse: Sie sind genauer und konsistent in dem, wie sie kommunizieren. Darüber hinaus sind sie sogar schneller. So ist es auch im simpleshow video maker. Künstliche Intelligenz unterstützt dich in der Videoerstellung in allen Phasen:
- KI generiert dir aus einzelnen Schlagworten eine gesamte Geschichte.
- Alternativ erstellt KI dir aus einem fertigen Skript ein Video.
- KI bebildert deine simpleshow passend zum Inhalt.
- KI vertont dein Textkonzept automatisch.
So erstellst du dein nächstes Profi-Video ganz ohne Vorkenntnisse.
Kollaboration stärken mit Kommunikationssoftware
Auch für die Teamarbeit ist künstliche Intelligenz ein Beschleuniger. Während Teams lange Zeit zentral an einem Ort zusammengearbeitet haben, ist die Teamarbeit heute dezentral zu managen. Teammitglieder sitzen im Homeoffice, in verschiedenen Büros und Niederlassungen. Über Kommunikationstools bleiben sie im Austausch miteinander.
Besonders beliebt sind Videokommunikationstools. In diesem Zuge fördert KI die Kollaboration, indem sie die Zusammenarbeit erleichtert. Während Videokonferenzen erstellt dir die künstliche Intelligenz zum Beispiel Gesprächsnotizen. Auch kann die KI als Dolmetscher auftreten. Dann übersetzt sie Gesagtes direkt per Untertitel in deine Landessprache.
Ebenfalls ist künstliche Intelligenz als Kommunikationstools in Arbeitsprogrammen nicht mehr wegzudenken:
- KI weist dir Aufgaben zu, die du als nächstes im Workflow bearbeiten musst.
- KI informiert dich, wenn Teammitglieder ein Dokument bearbeitet, das du auch nutzt.
- KI erinnert dich an Fristen und Deadlines von Aufgaben.
So weiß jeder, was zu tun ist und wann wer an welchem Projekt arbeitet.
Verständliche Inhalte kreieren mittels KI als kreativer Impulsgeber
Als kreativer Impulsgeber ist KI sogar Teil des Teams. Dann erarbeitet sie für dich ganze Inhalte. Sie brainstormt, erstellt Gliederungen, designt Präsentationen und Unterlagen oder erstellt dir ein gesamtes Erklärvideoskript. KI und Kreativität stehen so in direkter Synergie zueinander. Wie schnell das geht, zeigt der simpleshow video maker. Früher brauchte es mehrere Menschen, um ein Erklärvideo zu erstellen. Es brauchte Texter:innen, Illustrator:innen, Sound-Designer:innen, Sprecher:innen und Motion Designer:innen. Um ein Video in KI-Videogeneratoren wie dem simpleshow video maker zu erstellen, braucht es nur dich und die künstliche Intelligenz. Gemeinsam seid ihr ein starkes Team, das alle oberen Schritte professionell umsetzt. Wie du die KI einsetzen möchtest, ist dir überlassen:
Du erstellst das Videoskript, die KI bebildert.
Die KI erstellt das Videoskript und du bebilderst.
Die KI erstellt das Videoskript und bebildert.
Du vertonst oder die KI vertont.
Du hast die freie Wahl. Denn auch das ist bei KI-Kommunikationstools wichtig zu verstehen. KI kann deine Kommunikation stützen, du selbst übernimmst die Kommunikation aber jederzeit an wichtigen Stellen selbst. So bleibt die Kontrolle bei dir.
So weiß jeder, was zu tun ist und wann wer an welchem Projekt arbeitet.
Fazit: Dank KI auf Kernarbeitsprozesse fokussieren
Nahezu alle Geschäftsprozesse sind mittlerweile KI-funktional. Roboter kommunizieren durch maschinelles Lernen miteinander und die künstliche Intelligenz übernimmt Prozessschritte, die früher mehrere Menschen umsetzten. So kommunizieren wir durch künstliche Intelligenz nicht nur schneller von Mensch zu Mensch, sondern können auch mit Maschinen kommunizieren. So optimiert künstliche Intelligenz Geschäftsprozesse in einer Weise, in der wir produktiver, schneller und sicherer zusammenarbeiten.
Wenn du dich selbst von den Vorzügen der künstlichen Intelligenz in Prozessen überzeugen möchtest, probiere doch einmal die Videoerstellung im simpleshow video maker aus.
