Prozesseffizienz mit Erklärvideos steigern
Die Notwendigkeit Prozessabläufe zu definieren und möglichst optimal, also effizient zu gestalten, ist Gegenstand eines jeden Unternehmens. Doch werden definierte Prozesse nicht entsprechend kommuniziert, hilft selbst eine noch so ausgeklügelte Prozesseffizienz recht wenig.
Hier müssen Tools zur richtigen Kommunikation her. Wie Erklärvideos hierbei eine erfrischende Hilfe sein können? Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag wie Erklärvideos dabei helfen jede noch so theoretisch ausgedachte Prozesseffizienz in die Praxis umzusetzen.
Was ist Prozesseffizienz?
Prozesseffizienz zu steigern, bedeutet Prozesse eines Unternehmens möglichst optimal zu gestalten. Arbeitsabläufe im Unternehmens zu optimieren. Sei es die Optimierung von Schnittstellen, Prozessabläufe, Material- und Informationsflüsse oder Ressourcen wie Maschinen, Mitarbeiter und Technologien. Prozesse zu optimieren, kurbelt nicht nur den Durchlauf an, sondern minimiert darüber hinaus Fehler und steigert dadurch die Leistung des Unternehmens.
Grundlegende Elemente für eine gute Prozesseffizienz sind im Übrigen stets Klarheit, Transparenz und eine deutliche Definition der In- und Outputs, sowie der Prozessverantwortlichen. Am Ende des gesamten Durchlaufes sollte ein Ziel stehen das jedem, unabhängig von der Prozessphase, bewusst ist. Dafür ist insbesondere eine reibungslose interne Kommunikation und eine beständige Fortbildung unerlässlich.
Wie können Erklärvideos dabei helfen?
Erklärvideos sind sympathische Helfer bei Schulungen, der Vermittlung von schwierigen Aufgaben und können als Botschafter von Problembewältigungen ins Spiel kommen. Kurz gesagt: Bei Herausforderungen in der Kommunikation sind sie echte Helden.Simpel und auf den Punkt erklären sie in Kürze komplexe Aufgaben und machen ganz nebenbei Spaß in all die doch eher trockenen Prozess-Themen.
Wie aber genau können Sie Erklärvideos einsetzen um die Prozesseffizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern? Wir haben 5 Aspekte aufgelistet für die Erklärvideos eine wahre Stütze sind:
Transparenz schaffen und Schnittstellen optimieren
Ein Prozess funktioniert nur, wenn das System allen Beteiligten bekannt ist. Die Mitarbeiter arbeiten am effektivsten, wenn ihnen die einzelnen Stufen des Durchlaufes und ihre Verantwortlichen bekannt sind. Das entspricht der Schnittstellenoptimierung. Es geht also darum Transparenz und Übersichtlichkeit zu schaffen. Das vermeidet nicht nur Fehler, sondern stärkt ebenso die Loyalität Ihrer Mitarbeiter – und die Prozesseffizienz erhöht sich.
Um ein komplexes System, wie ein Prozess ihres Unternehmens, zu erläutern, eignen sich Erklärvideos. Sie komprimieren den Inhalt auf das Wichtigste und schaffen einen greifbaren Überblick.
In Mitarbeiterschulungen und beim Krisenmanagement vermitteln sie wichtige Inhalte auf sympathische Art und Weise ohne dabei zu überfordern.
Zudem lassen sich erklärende Videos perfekt in neue, digitale Lernmethoden verpacken, wie Blended Learning, Active Learning, E-Learning oder Micro Learning.
Vermittlungen vom gemeinsamen Ziel
Neben Transparenz des Systems und Loyalität der Mitarbeiter ist auch deren Motivation ausschlaggebend für eine erfolgreiche Prozesseffizienz. Mitarbeitermotivation ist das A und O von guter Arbeit und Erfolg.
Kommunizieren Sie hierfür die gemeinsamen Ziele. Erklärvideos können als Vermittler des Unternehmensziels dienen und die Motivation der Mitarbeiter pushen. Ziehen Sie an einem Strang um das Unternehmen voranzubringen. So gehen Sie Missverständnissen aus dem Weg.
Fehler minimieren
Je weniger Fehler im Prozess vorkommen, desto höher ist die Prozesseffizienz.
Durch ein gutes Onboarding, ein gezieltes Recruitment und klaren Erläuterungen bei Änderungen halten Sie die Fehlerquellen klein. Erklärvideos bieten dafür die nötige Unterstützung bei der Vermittlung von relevanten Informationen an den entsprechenden Empfänger.
Sie sind Mittel einer individuellen Einarbeitung. Im Recruitment zeigen Erklärvideos ein umfassendes Bild Ihres Unternehmens, sprechen Ihre Zielgruppe emotional an und sind Aufmerksamkeits-Catcher. Im Falle einer Änderung im Durchlaufprozess Ihres Unternehmens können Erklärvideos schnell eingesetzt werden und sind flexibel abrufbar.
Nutzen Sie Erklärvideos ebenfalls um das Vorgehen nach einem Fehler zu verdeutlichen. Fehler passieren immer mal, wichtig jedoch ist es, sie gering zu halten und alle darüber aufzuklären was in dem Fall zu tun ist.
Sparen Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter
Änderungen und Probleme nicht oder nicht adäquat zu kommunizieren ist keine Option für eine gute Prozesseffizienz. Durch den Einsatz von Erklärvideos und die damit einhergehende gezielte und effiziente Informationsvermittlung, sparen Sie die Ressourcen Ihrer HR Mitarbeiter und halten Kosten gering.
Missverständnisse aus dem Weg räumen
Um Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, gilt es andere involvierte Firmen über die Prozesse der Zusammenarbeit aufzuklären. Mit Erklärvideos können Prozessänderungen schnell, unterhaltsam und nachhaltig vermittelt werden; und ganz nebenbei präsentiert sich Ihr Unternehmen sympathisch, als auch seriös.
Das gleiche zählt für Kunden: Auch der Kauf eines Produktes bzw. die Inanspruchnahme einer Serviceleistung gehört zum Prozess des Unternehmens. Produkte oder Serviceleistungen müssen fachgerecht erläutert werden. Das beginnt bereits bei der Auswahl durch den Kunden. Binden Sie Erklärvideos unkompliziert im Kaufprozess oder im Benutzerhandbuch ein.
Sie sind neugierig geworden und möchten erfahren wie Erklärvideos auch Ihre Prozesseffizienz unterstützen und optimieren können? Kontaktieren Sie uns – unsere Experten beraten Sie und Ihr Team gerne!
Henrike Rau ist angehende Medienwissenschaftlerin und beschäftigt sich seit 2015 intensiv mit dem Einsatz von Erklärvideos in der Unternehmenskommunikation und Wissensvermittlung. Für den Erklärvideo-Pionier simpleshow schreibt sie Blogbeiträge und recherchiert Anwendungsfälle und Erfolgsgeschichten von Videoeinsatz und Storytelling in den digitalen Medien. Ihr besonderes Interesse gilt dabei der Verknüpfung von kreativem Anspruch und zählbaren Ergebnissen.